쓸모없는 회의, 이제는 줄여야 할 때
열심히 일하지만 개발 생산성은 좀처럼 오르지 않는 이유,
그 중심에는 ‘회의’가 있습니다.
우리는 매일같이 회의에 참석하지만,
정작 회의가 끝나고 남는 것은 적고,
필요한 논의는 오히려 놓치고 있지는 않은지 고민하게 됩니다.
개발팀의 생산성을 높이기 위한 우리의 여정은,
바로 이 회의 문화부터 다시 살펴보는 것에서 시작했습니다.
쓸모없는 회의를 만드는 다섯 가지 요소
많은 개발팀이 겪는 문제는 ‘회의가 많다’가 아니라, ‘쓸모없는 회의가 많다’입니다.
우리 팀의 경험과 인터뷰를 통해, 비효율적인 회의를 만드는 공통된 요소들을 정리해봤습니다.
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목적이 불분명하다: 왜 모였는지, 무엇을 결정해야 하는지 명확하지 않습니다.
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준비가 부족하다: 자료가 미비하거나, 사전 공유가 없어 논의가 산으로 갑니다.
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참여가 수동적이다: 일부만 발언하고, 나머지는 듣기만 하거나 집중하지 않습니다.
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결정이 없다: 논의만 길어지고 결론이나 액션 아이템이 남지 않습니다.
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반복과 중복: 이미 논의된 내용을 또 이야기하거나, 불필요하게 많은 사람이 참석합니다.
회의의 효용성을 높이는 네 가지 대책
이 문제를 해결하기 위해 우리는 다음 네 가지 대책을 실험하고 있습니다.
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회의 목적 명확히 하기: 회의 초대장에 반드시 ‘이 회의의 목표’를 한 줄로 적습니다.
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사전 자료 공유: 논의에 필요한 자료는 최소 하루 전에 공유하고, 참석자들이 미리 읽고 오도록 합니다.
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역할 분담: 진행자, 기록자, 타임키퍼 등 역할을 정해 모두가 능동적으로 참여하도록 합니다.
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액션 아이템 도출: 회의가 끝나면 반드시 실행할 일과 담당자를 정리해 공유합니다.
마인드를 바꾸려면 프로세스를 바꿔라
“회의는 원래 비효율적이다”라는 인식이 자리 잡으면, 개선은 어렵습니다.
그래서 우리는 마인드셋을 바꾸기 위해 회의 프로세스 자체를 바꾸는 데 집중했습니다.
예를 들어, 모든 회의는 30분 이내로 제한하고, 꼭 필요한 인원만 참석하도록 기준을 세웠습니다.
회의록도 간결하게 남기고, 회의 후 바로 액션으로 이어질 수 있도록 했습니다.
회의 관리에도 ‘업무의 다섯 가지 요소’가 있다
효율적인 회의도 결국 업무의 연장선입니다.
우리는 회의 관리에도 다음 다섯 가지 요소가 적용된다고 봅니다.
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목표: 이 회의의 목적은 무엇인가?
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준비: 어떤 자료와 정보가 필요한가?
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실행: 논의가 계획대로 진행되고 있는가?
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정리: 결론과 액션 아이템이 명확한가?
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피드백: 회의 후 개선할 점은 무엇인가?
거창하지 않지만 개발팀 내 만족도를 높이는 회의 아이디어
작은 변화가 큰 차이를 만듭니다.
예를 들어, 매주 ‘회의 없는 날’을 지정해 개발에 집중할 시간을 확보하거나,
스탠드업 미팅처럼 짧고 명확한 회의를 도입하는 것만으로도 팀의 만족도가 크게 높아졌습니다.
회의록을 자동화 도구로 관리해 회의 후 바로 공유하는 것도 효과적이었습니다.
이렇게 우리는 쓸모없는 회의를 줄이고, 꼭 필요한 논의만 남기는 실험을 계속하고 있습니다.
이 과정에서 얻은 고민과 시행착오, 그리고 작은 성공 사례들을 앞으로도 꾸준히 공유하겠습니다.
여러분의 팀에도 도움이 되길 바랍니다.
“진짜 중요한 논의만 남기자. 회의는 적을수록, 효율은 높을수록 좋다.”
“어떻게 일할 것인가?”에 대한 고민,
KDL에서 함께 나누고 싶습니다.
다음 글에서는 ‘업무 소요 시간을 예측할 수 없는가?’에 대한
우리의 실험과 변화를 이야기합니다.
함께 고민하고, 함께 성장할 동료를 찾습니다
AI솔루션개발팀은 재작업을 ‘피할 수 없는 숙명’이 아니라 ‘함께 해결해야 할 과제’로 바라봅니다.
우리는 더 나은 개발 방식을 고민하고, 실험하고, 실패하고, 다시 도전합니다.
이 여정에 함께할 ‘일하는 방식에 진심인 개발자’를 기다립니다.
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